Las Nuevas Formas de Trabajar - un reto y una oportunidad para los FM

En los próximos años, las nuevas formas de trabajar, van a ser una alta prioridad para muchas empresas. Una realidad que se ajusta a la síntesis de la economía del conocimiento, emancipación de las empresas y una continua reacción a los cambios en las condiciones de los mercados. Esto ofrece un nuevo papel a los Facilities Managers, pero también un gran reto.

Enfoque Integral

Las Nuevas Formas de Trabajar, normalmente, no tienen un propietario evidente. Dependiendo de la situación, esta cuestión nace en el área de Real Estate, Facilities Management, TIC, Recursos Humanos o en la dirección ejecutiva. Cada uno desde la visión de su propia disciplina. Esto puede ser una amenaza, ya que el éxito solo se alcanza mediante un enfoque integral. Una gran empresa holandesa decidió hacer un ensayo con la Nuevas Formas de Trabajar creando unas oficinas flexibles con el ajuste correspondiente de los espacios y servicios de soportes. Tras la obra de adecuación, los empleados comenzaron a utilizar los espacios; el efecto fue mínimo. Los empleados no tenían claro que hacer con los cambios implantados. Tras un enfoque conjuntamente con el departamento de Recursos Humanos se pudo concienciar a los empleados y llegar a mejores resultados. Sin un planteamiento integral el fracaso esta asegurado. Crear una nueva distribución en la oficinas mediante un programa de requisitos con la implantación de soluciones tecnológicas no es un proyecto demasiado complicado. El apartado más importante y al mismo tiempo más infravalorado es la mentalidad.

¿Cómo preparar los empleados a las Nuevas Formas de Trabajar?

Expectativa Personal

La siguiente fase es llegar a una visión común.

¿Cuál es el deseo para los próximos cinco años?

¿Dónde queremos estar en dos años?

¿Qué es notable y medible que ahora no lo es?

Estas preguntas no solo las deben responder la dirección ejecutiva o los responsables de las unidades de negocio. Es de suma importancia la involucración de todos los mandos intermedios y los empleados. No hay que comunicar a las personas, hay que comunicarse con ellos. Un enfoque contrastado es la celebración de “grupos de discusión” o “talleres” con la dirección, mandos intermedios y empleados, independientemente del uno del otro y en ese orden. En estas discusiones o talleres, la cuestión fundamental es:

¿Que consideramos bien y que nos gustaría cambiar?

Aparte, los responsables del proyecto de la implantación de las Nuevas Formas de Trabajar, deben tener entrevistas con la dirección ejecutiva para obtener una visión de las expectativas personales y en la concienciación de este tema. Las concepciones adquiridas se agrupan con el fin de obtener la visión integral de la empresa. Y con el fin de conseguir los fundamentos del proyecto es crucial que los empleados sean involucrados lo antes posible. La comunicación es el tendón de Aquiles en este tipo de proyectos. Hay que comunicar las fases en preparación, en ejecución, los hitos colectivos alcanzados y asegurar que todos estén involucrados en el proyecto. De igual forma, es muy importante mantener comunicación con los opositores de la implantación de los conceptos de las Nuevas Formas de Trabajar y preocuparse por entender la oposición con el fin de reaccionar a ello.

Business Case

Una vez que se apruebe la visión, se debe desarrollar el “business case” y la hoja de ruta correspondiente. Esta debe contener tres trayectos o rutas subyacentes:

• Las personas

• El lugar

• La Tecnología

Asimismo, es imprescindible que los equipos responsables de estos sub-proyectos tengan un enfoque integral. Esto significa por ejemplo, que el equipo responsable de la sub-proyecto “El lugar” no solo debe estar compuesto por personal de Real Estate o Facilities Management. Deben participar también miembros del área de TIC y de Recursos Humanos. Esto debe producirse, no solo por que la integración de los sub-proyectos debe estar asegurada, pero en particular para afinar todos los detalles mediante la aportación del conocimiento adecuado en todo el proceso. Una vez definidos todos las partes del proyecto se logra tener la visión imprescindible de la totalidad del programa.

Adecuación del entorno de trabajo

Cuando los empleados adquieren la libertad de decidir donde y cuando realizar su trabajo, progresivamente irán desapareciendo de la oficina. Esto será diferente para cada persona. Se comprobará que los profesionales jóvenes recién licenciados desearán estar más presente en las oficinas para experimentar mejor el cambio de la vida de estudiante a la de trabajador, así como la necesidad de ir posicionándose en la organización. Por otro lado, siempre surge la pregunta si los empleados están capacitados para trabajar en casa o en lugares alternativos. Las regulaciones de Prevención y Riesgos Laborales aun no definen bien esta situación y por ello existe un desfase con respecto la realidad actual. Esto puede frenar el progreso requerido para las Nuevas Formas de Trabajar. En los Países Bajos, algunas empresas se oponen a que trabajen en casa cuando hay niños pequeños en las casas de los empleados. Esto no parece lo apropiado cuando la base es dirigir hacia resultados y crear una relación laboral basado en la confianza. Se entiende que sería mejor que el superior dé el apoyo coherente para que estos empleados puedan cumplir con los resultados acordados. En este marco, se ha detectado que muchos empleados utilizan más las oficinas en las épocas de las vacaciones escolares para encontrar tranquilidad en sus “puestos” de trabajo. Existen lugares alternativos para llevar a cabo las labores. Siempre que se disponga de las herramientas tecnológicas adecuada, se puede trabajar desde cualquier lugar. Existen centros como workClub Madrid en donde se puede trabajar en un entorno profesional bajo la filosofía de pago por uso. Un concepto que se ajusta a la perfección a la nueva realidad de trabajar. Importante es que la Nuevas Formas de Trabajar proporcionen una independencia del lugar y del horario del trabajo. El cuando es un término que se debe estudiar o examinar más detenidamente. El superior debe llegar a acuerdos con cada empleado con respeto a los horarios y una vez alcanzado el acuerdo entregarle la plena confianza y responsabilidad. Esto puede o debe incitar futuros cambios en las condiciones y contratos laborales.

Facilities Eficientes

La implantación de un concepto de oficina flexible hace crecer la necesidad de otros facilities; otro tipo de espacios y servicios. La limpieza es un ejemplo. Cuando el uso de los puestos es diferente por no haber personas asignados a ellos, las horas totales del uso puede ser mayores que en un uso tradicional lo que puede afectar la limpieza de los mismos. Nos vamos a enfrentar a situaciones que las empresas de limpieza ni siquiera están considerando aun. Aun están encerrados en su mundo particular de los metros cuadrados, los salarios y regulaciones de los convenios, cuando poco a poco nos debemos ir a un modelo en donde se debe limpiar lo que está sucio. La experiencia ha mostrado que los nuevos usuarios de los puestos flexibles se sienten menos responsables para dar de alta incidencias. Esto es un riesgo y se podría llegar a un entorno de trabajo inservible. La clave reside en una buena comunicación, muchísimas facilidades para dar de alta incidencias sin ningún tipo de obstáculos, una actitud más proactiva de los controles por parte de los miembros del Facilities Management y la propia concienciación de los empleados. Otros cambios importantes es la gestión de correo interno y mensajería, el almacenamiento como consecuencia de una mayor digitalización de los flujos de documentos, las regulaciones contraincendios, los horarios de apertura de la oficina, el control de acceso, recepción, seguridad, y mucho más. La implantación de un concepto diferente de la hospitalidad de la empresa (Hospitality Management), en donde los/las recepcionistas o azafatas reciban los empleados es un reto interesante. Y finalmente se debe mencionar la reprografía. Hay que eliminar impresoras para evitar los impulsos de imprimir. La implantación de impresoras virtuales que solo imprimen cuando se presente el propietario de la solicitud de impresión en el equipo, reduce considerablemente el numero de impresiones. Si estamos en una torre, debemos tener esta opción de recoger las impresiones en la planta en la cual nos encontramos. Son temas que se deben examinar detenidamente.

Lugar de encuentro

Las oficinas están migrando de un lugar de trabajo a un lugar de encuentro. Obviamente, en la oficina también se trabajará, pero para la mayoría de los trabajadores del conocimiento la oficina será un punto de encuentro. Las videoconferencias pueden ser útiles, pero el contacto personal no se puede sustituir. En algunas empresas que han implantado este sistema ofrecen café gratuitamente en las plantas. Aparte instalan en una zona central de la oficina un espacio donde venden café(s) de calidad. En las oficinas centrales de KPN en La Haya (Holanda) el restaurante de la empresa está todo el día lleno, ya que es ahí donde muchos empleados toman café y aprovechan para encontrarse con otros compañeros para temas profesionales. El conjunto emite una atmosfera relajada y agradable. También en Holanda en Utrecht, la empresa Conclusion dispone de un bar totalmente equipado en su planta 22 y está abierto todos los jueves a partir de las 17:00 horas para los empleados. Se sirven bebidas biológicas y todos los primeros jueves del mes hay actuaciones en directo. Los empleados se encuentran en este espacio, independiente de su posición.

La oficina como punto de encuentro también requiere un enfoque diferente para el catering. El catering tradicional ya no funciona, se busca más un concepto comercial y “de calle”, desde el punto de vista de la hostelería, para cumplir con las diferentes necesidades y deseos que pueden surgir durante todo el día.

Mezcla de movilidad

Unos de los objetivos de la implantación de algún concepto de la Nuevas Formas de Trabajar puede ser que la empresa desea consolidar el aspecto de la movilidad. La huella de carbono por los traslados diarios de empleados es importante, sobre todo en las empresas de prestación de servicios. Hay que estudiar las diferente opciones que se deben desarrollar para los empleados como por ejemplo abonos de transportes públicos (cercanías, metro, autobuses). Los empleados buscan una variedad de medios de transporte: un coche (si o no eléctrico), una moto, transportes públicos, bicicletas, todo combinado con el teletrabajo. Debido a la correspondiente reducción de los metros cuadrados de la oficina, gracias a la implantación de las Nuevas Formas de Trabajar, el número total de plazas de aparcamientos también suelen reducirse. Sí ya había una gran necesidad de plazas, esta nueva situación puede empeorar el problema. Puede ser que los empleados opten por ir muy temprano a la oficina para asegurarse una plaza de aparcamientos, sabiendo que si llegas más tarde costará más tiempo encontrar una plaza de aparcamiento en los alrededores de la oficina. El departamento de Facilities Management debe prestar atención a este posible conflicto. Sí esto no se gestiona bien, es posible que el proyecto resulte en un fracaso.

Entorno Flexible

Tras la migración de una nueva distribución de la oficina, si o no en el mismo inmueble, llega el momento de, realmente, desprenderse de los metros cuadrados que excedan; o bien crear en ello (o parte de ello) una distribución adicional de componentes y espacios de apoyo, colaboración, encuentros, o para cualquier otro fin. Si esta redistribución no es una opción, por cualquier razón, entonces hay que conseguir devolver los metros cuadrados excedentes a la propiedad y que los ponga nuevamente en el mercado. En caso de que el edificio sea en propiedad, también se puede optar por buscar inquilinos para esos metros cuadrados. En el caso de estar como inquilino, es imprescindible planificar estas acciones con tiempo para poder cumplir con las obligaciones contractuales del arrendamiento. Los ahorros importantes se alcanzan solamente a partir del momento que se haga la entrega contractual de los metros cuadrados a la propiedad, no antes.

Cada vez más vamos a encontrarnos con el término las Nuevas Formas de Trabajar. Cada empresa debe dar el contenido individual a este concepto ya que todas son distintas. Esta claro que no se trata de crear únicamente una nueva distribución de la oficina. Cuando se ha tratado como un concepto integral, sí se ha preparado y planificado bien con una implantación correcta, ofrece a las empresas muy buenas oportunidades, igual que para el departamento de Facilities Management. Muchos proyectos, sobre todo en países nórdicos europeos han mostrado los beneficios que pueden aportar a las empresas.

ERIFM

Consultoría estratégica en Facilities Management

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