¿Afecta la nueva norma contable al Facilities Management?

Antecedentes

El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) ha emitido este enero del 2016 la nueva norma contable, llamada "NIIF 16 Arrendamientos". (NIIF = Normas Internacionales de Información Financiera). La NIIF 16 sustituye a los requisitos contables introducidos hace más de 30 años que ya no se consideran aptos para este propósito y es una importante revisión de la forma en que las empresas contabilizan los arrendamientos.

Los arrendamientos ofrecen una fuente importante y flexible de financiación para muchas empresas. Sin embargo, la norma contable anterior (la NIC 17 Arrendamientos) (NIC = Normas Internacionales de Contabilidad) hacía que sea difícil para los inversionistas y otros obtener una imagen precisa de los activos y pasivos de arrendamiento de una empresa, sobre todo para las industrias tales como los sectores de líneas aéreas, comercio al por menor y de transporte.

Las compañías cotizadas utilizando las NIIF o US GAAP se estima que tienen alrededor de 3,3 billones de dólares de compromisos de arrendamiento; más del 85 por ciento de los cuales no aparecen en sus balances. Esto se debe a que los contratos de arrendamiento hasta la fecha se han clasificado ya sea como "arrendamientos financieros" (que se reportan en el balance) o "arrendamientos operativos" (que se describen sólo en las notas a los estados financieros).

Esta distinción, un tanto arbitraria, hizo difícil para los inversionistas comparar empresas. También significó que los inversionistas y otros tuvieron que estimar los efectos de las obligaciones de arrendamiento que estaban fuera del balance de una empresa, que en la práctica a menudo condujeron a sobrestimar las responsabilidades derivadas de dichas obligaciones. La NIIF 16 resuelve este problema porque requiere que todos los contratos de arrendamiento se informen en el balance de una empresa como activos y pasivos.

La NIIF 16 es de aplicación obligatoria desde el 1 de enero de 2019.

¿Qué cambia en la contabilidad de la empresa?

La nueva norma elimina la clasificación de los arrendamientos como los arrendamientos operativos o financieros para los arrendatarios. A cambio, todos los arrendamientos deben ser considerados similar a los arrendamientos financieros aplicando la IAS 17. (IAS = International Accounting Standards). Los arrendamientos son “capitalizados” por el valor actual de los futuros pagos de los arrendamientos y se publican como activos de arrendamientos. Si los abonos de los arrendamientos se hacen en el tiempo (mensual, bimensual, semestral, ….), la empresa debe reconocerlos como un pasivo financiero que representa una obligación de realizar los futuros abonos de los arrendamientos.

La contabilidad de los arrendatarios

El IAS17 se centra en identificar si un arrendamiento es económicamente similar a la compra del activo que es arrendado. Cuando un activo era considerado económicamente similar a comprar el activo arrendado, el arrendamiento era clasificado con un activo financiero y se publicaba en el balance de la empresa. Todos los demás arrendamientos eran clasificado como arrendamientos operativos y no eran publicados en los balances. (fuera de balance o apalancamiento oculto / off-balance sheet). Por tanto, aplicando la IAS 17 los gastos de un arrendamiento de un activo se contabilizan del mismo modo que contratos de servicios en cada periodo del arrendamiento.

Se contabilizarán en la cuenta “621. Arrendamientos y cánones” con abono a la “410. Acreedores por prestaciones de servicios”, a cuentas del subgrupo 57 o a provisiones del subgrupo 14 o de la cuenta 529, las operaciones de Alquiler o arrendamientos operativos. (Los gastos devengados por el alquiler o arrendamiento operativo de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa).

Pero, ¿qué es un arrendamiento operativo? El Plan General de Contabilidad define los arrendamientos operativos como un acuerdo mediante el cual el arrendador conviene con el arrendatario el derecho a usar un activo durante un periodo de tiempo determinado, a cambio de percibir un importe único o una serie de pagos o cuotas, sin que se trate de un arrendamiento de carácter financiero.

¿Qué efecto tiene en la cuenta de resultados de las empresas?

Para las empresas con arrendamientos fuera de balance, el IFRS 16 cambia la naturaleza de los gastos relacionados con estos arriendos. El IFRS 16 reemplaza el funcionamiento del gasto lineal de los gastos operativos de arrendamientos, para los contratos de arrendamiento que aplican el NIC 17 con un cargo por depreciación del activo arrendado (incluido dentro de los costos de operación) y un gasto por intereses en el pasivo de arrendamiento (incluidos en los gastos financieros).

Este cambio alinea todos los gastos de arrendamiento aplicando un tratamiento único.

A pesar de que la carga de la depreciación suele ser uniforme, el gasto de intereses se reduce durante la vida del activo conforme se vayan realizando los pagos de arrendamiento. Esto resulta en una reducción de los gastos totales al paso del tiempo.

¿Cómo efecto esto a los arrendatarios?

En principio, en muy poco. La demanda de activos cambia sólo si hay cambios en la economía, la tecnología o la forma en que las empresas operan en sus mercados. En otras palabras, los cambios en la contabilidad no van a crear o reducir la demanda de arrendar activos. De acuerdo con ello, el IASB no espera que la NIIF 16 cambie la necesidad global de arrendar activos por parte de las empresas.

Sin embargo, el IASB reconoce que el cambio de contabilidad del arrendatario podría tener un efecto sobre el mercado del arrendamiento si las empresas deciden comprar más activos en vez de arrendarlos. El IASB observó que hay muchas razones por que las empresas arriendan activos y esto seguirá existiendo después de la NIIF 16 sea efectiva. En consecuencia, el IASB no espera significantes cambios de comportamiento en las empresas cuando el NIIF 16 entre en vigor (es decir, no se espera que una empresa pida créditos en el mercado sistemáticamente con el fin de comprar activos, en lugar de arrendarlos, como resultado de la cambio en la contabilidad).

¿Y las pymes?

En cuanto a la Unión Europea, en la que el no se permite la adopción de la NIIF para las PYMES, el IASB a llevado a cabo un análisis adicional. Este análisis se centró en los 28 estados miembros de la Unión Europea en el 2013 en las PYMES y que representaban el 99 por ciento de todas las empresas activas en los sectores empresariales no financieros.

Conforme ley europea, vigente desde el 1 de enero del 2015, las pymes europeas son aquellas entidades con menos de 250 empleados y cuyo volumen de negocio es inferior a 50 M€, y/o un total fuera de balance no sobrepase los 43 M€. (artículo 2 del anexo de las recomendaciones de la Comisión Europea 2003/361)

El IASB observó que pocas empresas europeas son propensos a utilizar las NIIF (también referido como IFRS completas), dado su tamaño y los requisitos jurisdiccionales particulares.

Esto se debe a que, según la información que a puesto a disposición la Comisión Europea, en el 2013:

• de los 28 estados miembros, sólo un estado requiere que el uso de las NIIF para las PYMES; PYMES que en ese estado representan menos del 0,2 por ciento de las PYMES europeas;

• el 99 por ciento de las PYMES europeas tienen menos de 50 empleados; en consecuencia, el IASB no espera un número significativo de las PYMES aplicando las NIIF de forma voluntaria; y

• de las PYMES europeas con más de 50 empleados (223,648 empresas), alrededor del 50 por ciento no están permitida aplicar NIIF en las declaraciones financieras reguladas. Estas empresas pueden aplicar las NIIF, de forma voluntaria, sólo en las cuentas anuales consolidadas. (Austria, Bélgica, Francia, Alemania, Hungría, Suecia y España)

Y por ello, podemos concluir que el NIIF 16 no requiere ser aplicada en la gran mayoría de Pymes Europeas.

Exenciones

arrendamientos de activos de bajo valor

El IFRS 16 no requiere que las empresas capitalicen arrendamientos de los activos de bajo valor. Por ejemplo, contratos de arrendamiento de bienes que, en el momento de la emisión de NIIF 16, el valor del capital tendrían (es decir, el precio de venta) en el orden de US $ 5,000 o menos.

Entre los activos comúnmente arrendadas de bajo valor encontramos mobiliario de oficina, ordenadores personales y teléfonos móviles. En consecuencia, la IASB espera que las empresas más pequeñas que arriendan algún tipo de equipamiento información y la comunicación ('TIC') y, equipo de oficina se beneficiará de esta exención.

Otros arrendamientos

El NIIF 16 permite a una empresa optar por no reconocer activos y pasivos para:

1. Arrendamientos de 12 meses o menos;

2. Arrendamientos que acaban en un plazo de 12 meses del momento de aplicar el NIIF 16;

3. Arrendamientos de bajo valor, como ordenadores, mobiliario, etc.

¿Cómo afecta esta nueva medida a los Facilities Managers?

De entrada parece que va a afectar muy poco. Las empresas van a seguir arrendando oficinas y la cuenta de resultados no se verá afectado por la implantación de la NIIF 16. Y menos para las inversiones en equipamientos y mobiliarios mediante contratos de leasing.

Las actuaciones que podemos predecir, son las siguientes:

Comunicación y colaboración interna

Las empresa que implanten la NIIF 16, al llegar a la fecha de entrada en vigor, van a requerir un inventario detallado de todos los activos arrendados y sobre todo sus fechas de finalización del contrato. Esta información ya existe y las tienen los Facilities Managers en sus datos y muchos de ellos en sistemas y aplicaciones de software de Facilities Management. La única diferencia es que habrá que crear categorías de activos. Una para aquellos que se arriendan por un periodo de menos de 12 meses o que terminan en el plazo de 12 meses tras la implantación de la nueva norma, y una para aquellos activos cuya fecha de terminación es superior a los 12 meses.

Será una oportunidad para trabajar estrechamente con la dirección financiera y la dirección ejecutiva intercambiando datos y decidiendo sobre la estrategia a seguir contablemente con respecto a los arrendamientos de los inmuebles.

Cambio de estrategia

No parece probable que las empresas dejen de arrendar los inmuebles por periodos de 3, 5 o más años y tras la entrada en vigor de la nueva normativa solo arriendan los inmuebles anualmente (obviamente con opciones de renovaciones automáticas). Igualmente, debido a que no afectará realmente las cuentas de resultados, no parece que las empresas propietarias vayan a ceder a arrendar los espacios por plazos cortos. Aunque, por otro lado, se detecta en el mercado un creciente necesidad de tener más flexibilidad en ampliar o reducir la huella arrendada.

No obstante, en aquellos casos, que la empresa desee no tener contratos de arrendamientos de más de un año, y la propiedad de un inmueble acepte este tipo de contrato, la gestión de la planificación de espacios tendrá un papel mucho más continuo en las actuaciones de los Facilities Managers.

Desarrollo de presupuestos

Los presupuestos de los Facilities Management solo van a cambiar con respecto la asignación de los arrendamientos de los gastos operativos a gastos financieros en el mismo. Por ello, aumentará la proporción de estos gastos financieros en el total del presupuestos, teniendo una proporción bastante mayor. Habrá un desajuste en ratios de benchmarking históricos con los nuevos. Los conocidos “Property costs” serán inferiores a años anteriores aunque los más sensato es mantener los gastos financieros de los arrendamiento asignado a los “Property costs” en vez de a las depreciaciones de los activos de la empresa.

Esperemos la decisión del mercado y de las asociaciones de Facilities Management, como el IFMA, en sus recomendaciones para tratar este baile de costes de un lado a otro. Nos tendremos que poner de acuerdo para que los benchmark sigan siendo útiles.